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¿CUÁL ES LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS?

Cuando queremos digitalizar cierta información importante de cualquier sitio, sea de una empresa, o industria, es conveniente conocer la normativa legal para tener un adecuado cumplimiento. Existen ciertos requisitos en México, que hacen referencia a la digitalización de documentos y estos quedan recogidos en la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016. El cumplimiento de la NOM-151-SCFI-2016 le permite a la sociedad mexicana avanzar hacia un modelo digital superior. Las regulaciones garantizan que cualquier documento electrónico está totalmente garantizado.

La Ley Federal de Protección al Consumidor y la Ley Federal de Metrología y Normalización imponen requisitos sobre la verificación y supervisión de documentos. Si contribuyes al cumplimiento de la normativa, estás luchando contra el fraude y la falsificación de datos, que nos afecta a todos.

La Secretaría de Economía es la que dispone del listado de algoritmos criptográficos que están permitidos en su sitio web. Estos serán los únicos datos que el proveedor de servicios de certificación podrá utilizar para registrar y almacenar datos.

Por eso es necesario realizar una solicitud de certificación que debe incluir una huella electrónica. Para conseguir una constancia de conservación, se puede utilizar un mecanismo acordado entre la parte relevante y el proveedor de servicios de certificación, y deben implementar un sistema que permita a la parte interesada identificar la evidencia.

Si el proveedor desea formar un registro protegido, debe incluir varios sellos digitales: sello de tiempo (con un número de serie único y fecha y hora de creación), identificador de objeto, y extensiones necesarias.

Primero se deberán verificar la autenticidad del registro, y para eso se seguirán varios pasos. Debe obtener el certificado y verificación de la firma electrónica del prestador del servicio, la huella del mensaje de datos original y verifica que el resultado corresponde con el valor del sello digital de tiempo. La fecha de inicio de este sello es la que se indica cuando existe el mensaje a efectos de una conservación de datos.

Como requisito para poder digitalizar documentos en soporte físico se necesita un mensaje de datos, este debe incluir distintos componentes: como la representación en medios electrónicos de documentos en soporte físico y esto es conforme a la normativa.

El tipo de formato del mensaje se puede elegir por el interesado. Esto será de forma estándar, con un diseño para contener el tipo de documento y con la posibilidad de visualizarlo por medio de un software.

En cuanto a la calidad, el contenido que se vaya a hacer digital debe ser fiel al original, esto garantiza la firma electrónica. El tipo de representaciones gráficas deben tener una calidad de 200 píxeles por pulgada o superior, el audio debe tener una frecuencia de 44.1 kHz y 16 bits o superior y el vídeo con una resolución de 352 por 288 píxeles.

El mensaje de datos debe ser de alta calidad y respetar la forma geométrica original, apariencia y codificación, excluyendo caracteres o gráficos que no estén en el soporte físico. Al generar registros de preservación de información, el solicitante no puede revisarlos ni modificarlos. El formato determinado por las partes relevantes debe ser respetado y cumplir con la NOM en el caso de un acuerdo previo con el proveedor del servicio.

 

Fuentes:

Custodios SA de CV. (24 de julio de 2019). ¿Qué requisitos mínimos debo cumplir para digitalizar documentos? Custodios S.A de CV.  https://custodiodedocumentosmx.com/requisitos-minimos-digitalizar-documentos/.

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